Anatomie einer Probe: der SENAITE-Basis-Workflow

Eine Probe in SENAITE ist kein Datensatz, den man beliebig bearbeitet. Sie durchläuft eine feste Folge von Status, und der Status entscheidet, welche Felder sich noch ändern lassen, welche Schaltflächen erscheinen und wer sie bedienen darf. Wenn jemand meldet, dass eine Schaltfläche fehlt, liegt die Antwort fast immer im Status der Probe oder im Status einer ihrer Analysen.

Das ist der Weg einer Probe, wenn nichts schiefgeht. Das Beispiel folgt einer Trinkwasserprobe mit drei Analysen: pH-Wert, Leitfähigkeit und Nitrat.

Registriert

Ein Mitarbeiter der Probenannahme registriert die Probe im Formular zum Hinzufügen, oder ein Kundenkontakt registriert sie über das Kundenportal. Sie landet im Status Registriert und verlässt ihn sofort wieder. Der nächste Status hängt von einer Einstellung ab. Ist der Probenahme-Workflow ausgeschaltet (die Voreinstellung), geht die Probe nach Probe ausstehend. Ist er eingeschaltet, geht sie nach Zu beproben und wartet darauf, dass ein Probenehmer festhält, wer sie wann genommen hat.

Probe ausstehend

Das Labor weiß, dass die Probe kommt, hat sie aber noch nicht. In diesem Status druckt man Etiketten vorab, damit die Flaschen schon mit ihrer ID beschriftet zur Probenahmestelle gehen.

Der Schritt nach Empfangen hat eine Voraussetzung, über die neue Anwender in der ersten Woche stolpern: Die Probe braucht ein Probenahmedatum. Fehlt es, erscheint die Schaltfläche Empfangen nicht. Registrieren Kunden ihre Proben selbst und lassen das Feld leer, bleibt der Probeneingang hängen, bis jemand das Datum nachträgt.

Empfangen

Mit dem Empfang nimmt das Labor die physische Probe an. Die Probenannahme prüft Behälter, Konservierung und Haltezeit, wählt die Probe in der Liste aus und klickt auf Empfangen. SENAITE setzt das Eingangsdatum auf den aktuellen Zeitpunkt und gibt die Analysen zur Bearbeitung frei: Ab jetzt lassen sie sich auf Arbeitsblätter legen, und Ergebnisse können erfasst werden.

Registriert Ihr Labor nur Proben, die es bereits in der Hand hat, spart die Einstellung Proben automatisch empfangen diesen manuellen Schritt.

Während die Analytiker arbeiten, bleibt die Probe in Empfangen. Einen eigenen Status “in Prüfung” gibt es nicht.

Zu verifizieren

Niemand klickt auf der Probe auf Einreichen. Analytiker reichen Ergebnisse auf den Analysen, in der Probenansicht oder auf einem Arbeitsblatt ein. Ist die letzte relevante Analyse eingereicht, folgt die Probe von selbst und wechselt nach Zu verifizieren.

“Relevant” ist hier wichtig. Stornierte, abgelehnte und zurückgezogene Analysen zählen nicht mit. Wurde die Nitrat-Analyse abgelehnt, weil die Flasche nicht angesäuert war, geht die Probe weiter, sobald pH-Wert und Leitfähigkeit eingereicht sind.

Verifiziert

Auch die Verifizierung geschieht pro Analyse. Ein Benutzer mit der Rolle Verifier oder Lab Manager prüft jedes eingereichte Ergebnis und verifiziert es. Sind alle Analysen verifiziert, wird die Probe automatisch Verifiziert. Wie viele Verifizierungen ein Ergebnis braucht und ob der Einreicher sein eigenes Ergebnis verifizieren darf, sind Entscheidungen in der Konfiguration; der Beitrag zur mehrstufigen Verifizierung behandelt sie.

Ab diesem Punkt sieht ein Kundenkontakt mit Portalzugang die Ergebnisse, auch bevor ein Bericht veröffentlicht ist.

Veröffentlicht

Beim Veröffentlichen entsteht der Prüfbericht, und die Probe wechselt nach Veröffentlicht. In der Praxis passiert das, wenn der Bericht aus der Veröffentlichungsansicht per E-Mail verschickt oder in der Berichtsliste als veröffentlicht markiert wird. Geht ein Bericht später noch einmal hinaus, ist das ein Wiederveröffentlichen, und die Probe bleibt in Veröffentlicht.

Ein Bericht kann auch hinausgehen, bevor alle Analysen verifiziert sind, sofern mindestens ein Ergebnis eingereicht ist. Das ist ein Vorveröffentlichen: Der Kunde bekommt die vorläufigen Ergebnisse, und die Probe behält ihren Status, bis der Rest erledigt ist.

Die Wege zurück

Der Normalfall ist der einfache Teil. Wichtiger ist, was passiert, wenn ein Ergebnis falsch ist.

Vor der Verifizierung zieht ein Lab Manager die Analyse zurück. Das zurückgezogene Ergebnis bleibt im Datensatz, eine Wiederholung derselben Analyse tritt an seine Stelle, und die Probe fällt von Zu verifizieren zurück nach Empfangen. Derselbe Rücksprung passiert, wenn jemand einer Probe, die schon auf die Verifizierung wartet, eine Analyse hinzufügt.

Nach der Verifizierung lassen sich Ergebnisse nicht mehr ändern. Der Ausweg ist, die Probe zu invalidieren. Sie wechselt nach Ungültig und behält Ergebnisse und Bericht unverändert, und SENAITE legt eine Wiederholungsprobe mit dem Suffix -R01 an, die in Empfangen beginnt. Der Datensatz zeigt beides: was berichtet wurde und was es ersetzt.

Vor jeder Arbeit wird eine irrtümlich registrierte Probe storniert. Stornieren geht, solange kein Ergebnis eingereicht ist, und lässt sich mit Wiedereinstellen rückgängig machen. Eine Probe, die unbrauchbar ankam, wird dagegen abgelehnt. Dafür muss der Ablehnungs-Workflow in der Konfiguration aktiviert sein, und eine Ablehnung ist endgültig.

Was vor dem Produktivstart zu entscheiden ist

Drei Einstellungen prägen diesen Workflow mehr als alle anderen:

• Probenahme-Workflow. Nur, wenn Ihre Mitarbeiter Proben selbst im Feld nehmen und Sie den Probenehmer festhalten müssen.
• Proben automatisch empfangen. Sinnvoll für interne Labore, die Proben für Material anlegen, das schon auf dem Labortisch steht. Auftragslabore wollen meist die ausdrückliche Eingangsprüfung.
• Ablehnungs-Workflow. Aktivieren Sie ihn mit einer kurzen Liste von Ablehnungsgründen (“Behälter beschädigt”, “zu wenig Volumen”), wenn Sie Kunden mitteilen müssen, warum eine Probe nicht geprüft wurde.

Alles Weitere baut auf diesen Status auf. Partitionen durchlaufen denselben Workflow wie ihre Primärprobe, und Ausliefern und Entsorgen geben dem physischen Material ein dokumentiertes Ende.

Wer was getan hat

Jeder Statuswechsel wird mit Benutzer, Zeitpunkt und, wo das Formular danach fragt, einem Kommentar in der Historie der Probe festgehalten. Fragt ein Kunde, wer ein Ergebnis wann verifiziert hat, steht die Antwort bei der Probe.