Fast jedes Labor hat Tests, die es zusammen laufen lässt. Eine Trinkwasserprobe bekommt pH, Leitfähigkeit, Trübung, Nitrat und E. coli. Bei jeder Probe fünf Kästchen anzuhaken ist langsam, und früher oder später vergisst jemand eines.
Ein Analysenprofil ist eine benannte Menge von Analyseleistungen. Wählen Sie es bei der Registrierung einer Probe aus, fügt SENAITE alle seine Leistungen auf einmal hinzu.
Was ein Profil enthält
Profile finden Sie unter Setup, Analysenprofile. Die Felder:
- Name und Beschreibung.
- Profilschlüsselwort: ein optionaler Kurzcode. Ist er gesetzt, muss er eindeutig sein.
- Profilanalysen: die Leistungen im Profil. Jede kann als Versteckt markiert werden, dann erscheint diese Analyse standardmäßig nicht im veröffentlichten Bericht. Das Labor kann das pro Analyse an der Probe noch ändern.
- Handels-ID: die Artikelnummer in Ihrer Buchhaltung.
- Analysenprofil-Preis verwenden, mit Preis und Mehrwertsteuer: Das Profil wird als Paket berechnet statt als Summe seiner Leistungen. Der Preis erscheint erst, wenn Preise im Setup eingeschaltet sind (Reiter Buchhaltung).
- Probentypen: schränkt ein, wo das Profil angeboten wird. Ein Profil, das auf Trinkwasser beschränkt ist, erscheint nicht, wenn eine Abwasserprobe registriert wird. Bleibt das Feld leer, wird das Profil für jede Probenart angeboten.
Profile lassen sich auch innerhalb eines Kunden anlegen. Ein solches Profil wird nur für die Proben dieses Kunden angeboten, so bleiben Pakete, die mit einem Kunden vereinbart wurden, aus der Auswahl aller anderen heraus.
Was ein Profil nicht tut: Es trägt keine Akkreditierungsmarkierung (die sitzt an jeder Leistung), und es strukturiert nicht den Bericht. Berichte gruppieren Ergebnisse nach Kategorie, nicht nach dem Profil, aus dem die Analysen stammen.
Wie es sich an einer Probe verhält
Eine Probe kann mehrere Profile tragen. Enthalten zwei davon dieselbe Leistung, wird die Analyse einmal angelegt. Hat eine Leistung im Profil eine Berechnung, fügt SENAITE auch die Leistungen hinzu, von denen die Berechnung abhängt.
Das Profil wird angewendet, wenn es ausgewählt wird. Danach enthält die Probe gewöhnliche Analysen. Daraus folgt zweierlei:
Eine Änderung am Profil berührt keine bestehenden Proben. Nehmen Sie Fluorid in das Trinkwasserprofil auf, betrifft das Proben, die ab dann registriert werden. Proben, die schon im Labor sind, behalten die Analysen, mit denen sie angelegt wurden.
Entfernte Analysen können zurückkommen. Angenommen, jemand entfernt die Trübung über Analysen verwalten aus einer Probe, weil der Kunde sie nicht bestellt hat. Das Profil bleibt zugewiesen. Ändert später jemand die Profilauswahl dieser Probe, fügt etwa ein zweites Profil hinzu, ergänzt SENAITE jede Leistung der ausgewählten Profile, die der Probe fehlt, einschließlich der Trübung.
Ein durchgespieltes Beispiel
Ein Wasserlabor legt drei Profile an:
| Profil | Leistungen | Probenarten |
|---|---|---|
| Trinkwasser Basis | pH, Leitfähigkeit, Trübung, Nitrat, E. coli | Trinkwasser |
| Metalle | Pb, Cu, Ni, Cd | Trinkwasser, Grundwasser |
| Abwassereinleitung | pH, CSB, Ammonium, Gesamtphosphor | Abwasser |
Das Basispaket wird zu einem Paketpreis angeboten, die Rechnung berechnet also diesen Preis statt fünf Einzelpreisen. Eine Trinkwasserprobe, die auch Metalle braucht, bekommt beide Profile, insgesamt neun Analysen. Das Abwasserprofil taucht bei Trinkwasserproben nie auf, und damit fällt eine ganze Klasse von Registrierungsfehlern weg.
Die Falle: das Profil, das fast passt
Ein Profil, das fast passt, verleitet dazu, es auszuwählen und dann eine Leistung von Hand hinzuzufügen oder zu entfernen. Passiert das oft genug, sind die “Routine”-Proben alle Einzelfälle, der Profilpreis passt nicht mehr zur Arbeit, und die entfernten Analysen kommen wie oben beschrieben zurück.
Kommt dieselbe Anpassung jede Woche vor, ist sie ein zweites Profil. Kommt sie einmal vor, ist sie eine manuelle Änderung und braucht überhaupt kein Profil.
Profile gesund halten
- Benennen Sie Profile nach dem, was der Kunde bestellt (“Trinkwasser Basis”), nicht nach Laborkürzeln.
- Nutzen Sie die Einschränkung auf Probenarten. Sie ist der günstigste Schutz vor einem falschen Profil an einer Probe.
- Legen Sie kundenspezifische Pakete im Kunden an, nicht im gemeinsamen Setup.
- Gehen Sie die Liste einmal im Jahr durch und deaktivieren Sie, was niemand mehr auswählt. Deaktivierte Profile bleiben an den Proben, die sie verwendet haben.
Profile entscheiden, welche Analysen eine Probe bekommt. Ob ihre Ergebnisse akzeptabel sind, ist die Aufgabe von Spezifikationen.
