senaite.storage bildet ab, wo Material aufbewahrt wird:
Einrichtungen, Positionen darin, Behälter und Probenbehälter mit
nummerierten Plätzen. Eine Probe wird in einen Platz eingelagert und
wieder entnommen, und beides sind Workflow-Übergänge mit Historie.
Im Entwicklungszyklus von 2.7 kam dazu, was die meisten Labore in einer separaten Tabelle führten: wie lange eine Probe aufzubewahren ist, eine Warnung, bevor diese Zeit abläuft, eine Begründung für jede Entnahme und Barcode-Etiketten für die Lagerorte selbst. Alles ist auf dem 2.x-Zweig gemergt und kommt mit SENAITE 2.7, das zum Zeitpunkt des Schreibens noch nicht veröffentlicht ist. Im selben Zyklus kamen zwei Rollen dazu, Storage Manager und Storage Assistant, mit passenden Gruppen. Lagerarbeit lässt sich damit an Personen geben, die sonst keine Analysen durchführen.
Aufbewahrungsregeln
Die Aufbewahrung hängt meist davon ab, was untersucht wurde, und manchmal davon, was herauskam. Eine Probe mit positivem Erregerbefund wird länger aufbewahrt als eine negative, eine Probe für einen gesetzlich geregelten Parameter länger als eine Routineprobe.
Das Lager-Kontrollpanel hat einen Reiter Retention Rules mit einer Tabelle von Regeln. Jede Regel nennt eine Analysenleistung, optional einen Ergebniswert, und eine Anzahl Tage.
Beim Einlagern ermittelt SENAITE aus den Analysen der Probe eine vorgeschlagene Frist:
- Für jede Analyse der Probe werden die Regeln ihrer Analysenleistung gesucht.
- Eine Regel mit Ergebniswert zählt nur, wenn die Analyse genau dieses Ergebnis hat. Eine Regel ohne Ergebniswert zählt für jedes Ergebnis.
- Hat eine Regel mit Ergebniswert gepasst, gewinnt die längste davon. Sonst gewinnt die längste der allgemeinen Regeln.
- Passt nichts, gibt es keinen Vorschlag.
Ein Beispiel. Ein Labor hat drei Regeln:
| Analysenleistung | Ergebnis | Tage |
|---|---|---|
| Salmonellen | 30 | |
| Salmonellen | Nachgewiesen | 365 |
| Blei | 90 |
Eine Probe mit negativem Salmonellenbefund und einem Bleiergebnis bekommt 90 Tage: Keine ergebnisspezifische Regel hat gepasst, und von den allgemeinen Regeln (30 und 90) gewinnt die längere. Eine Probe mit Salmonellen “Nachgewiesen” bekommt 365 Tage, weil eine passende ergebnisspezifische Regel Vorrang vor den allgemeinen hat.
Die Frist wird im Einlagerungsformular vorgeschlagen, und wer die Probe einlagert, kann sie ändern. Das Ablaufdatum ist das Datum der Einlagerung plus die Anzahl Tage und wird an der Probe gespeichert.
Drei Details, an denen es hängt
Die Ergebnisse müssen beim Einlagern vorliegen. Der Vorschlag wird aus den Ergebnissen berechnet, die in diesem Moment vorhanden sind. Werden Proben eingelagert, bevor die Ergebnisse da sind, was bei Rückstellproben üblich ist, greifen nur die allgemeinen Regeln. Ein positives Ergebnis, das eine Woche später eingetragen wird, ändert das Ablaufdatum nicht. Legen Sie in der SOP fest, ob Rückstellproben erst nach der Verifizierung eingelagert werden oder ob die Frist bei einem positiven Ergebnis von Hand geprüft wird.
Ergebniswerte werden so verglichen, wie sie gespeichert sind.
Für Leistungen mit vordefinierten Ergebnisoptionen bietet die
Regeltabelle diese Optionen in einer Auswahlliste an, das ist der
verlässliche Fall. Bei numerischen Ergebnissen vergleicht die Regel
den gespeicherten Text exakt, 5 passt also nicht zu 5.0.
Ergebnisspezifische Regeln sind für Optionen wie Nachgewiesen oder
Nicht nachgewiesen gedacht, nicht für Grenzwerte auf Zahlen.
Beim Ablauf passiert nichts automatisch. Eine abgelaufene Probe wird weder entsorgt noch verschoben. Die Regeln liefern ein Datum und eine Warnung, die Entscheidung bleibt bei einem Menschen.
Sehen, was fällig ist
Die Probenliste bekommt unter dem Status Eingelagert eine Spalte Storage Expiry Date und eine Filterschaltfläche Past Retention. In den Lagerbehältern erscheinen Proben kurz vor dem Ablaufdatum orange und abgelaufene rot. Was als “kurz vor” gilt, legen Sie im Kontrollpanel unter Days before expiration fest, standardmäßig fünf Tage.
Eine praktikable Wochenroutine: Probenliste öffnen, auf Past Retention klicken, die Liste mit etwaigen Sperren abgleichen (Reklamationen, laufende Untersuchungen) und den Rest der Entsorgung zuführen.
Entnahme mit Begründung
Was bisher Recover hieß, heißt jetzt in jeder Bezeichnung, jeder
Schaltfläche und jeder Meldung Retrieve, passend zur Wortwahl
von ISO/IEC 17025 und ISO 15189. Die interne Kennung des Übergangs
bleibt recover, Add-ons und Skripte, die sie nutzen, funktionieren
also weiter.
Wichtiger für den Prüfpfad: Eine Entnahme kann jetzt eine
Begründung verlangen. Das Kontrollpanel hat einen Reiter Retrieve
Reasons mit einer Liste vordefinierter Gründe, etwa
Wiederholungsmessung, Kundenanfrage oder Bestätigung durch Fremdlabor, und einen Schalter, der eine Begründung zur Pflicht
macht. Das Entnahmeformular bietet dann die Liste und zusätzlich ein
Freitextfeld für alles andere. An der Probe zeigt ein Hinweis die
Begründung zusammen damit, wer entnommen hat und wann.
Ohne Begründung sagt die Historie nur, dass eine Probe das Lager verlassen hat. Mit Begründung sagt sie, warum. Genau das fragt ein Begutachter, wenn dieselbe Probe dreimal eingelagert und entnommen wurde.
Etiketten für Lagerorte
Ein Barcode-Scanner hilft nicht beim Finden einer Box, die keinen
Barcode hat. Einrichtungen, Positionen und Behälter haben in ihren
Listen jetzt die Aktion Aufkleber drucken. Sie nutzt eine Vorlage
im Format 50 x 30 mm (senaite.storage:StorageLocation_50x30mm.pt)
mit einem Code128-Barcode der Lagerort-ID und dem vollständigen
Titel als lesbarem Text.
Die Vorlage nutzt denselben Etikettenmechanismus wie die Probenetiketten. Ein Labor mit anderem Etikettenmaterial kann also auf demselben Weg eine eigene Vorlage bereitstellen.
Vor dem Einschalten
- Die Aufbewahrungsregeln mit der Qualitätsleitung schriftlich festlegen, bevor sie eingetragen werden. Sie gehören zum Qualitätssystem, und die Tabelle sollte ein Dokument abbilden, nicht ersetzen.
- Aus dem oben genannten Grund festlegen, wann Proben im Verhältnis zur Verifizierung eingelagert werden.
- Die Liste der Entnahmegründe abstimmen und die Begründung vom ersten Tag an zur Pflicht machen. Wer die Pflicht später einschaltet, hat eine Historie mit und ohne Begründungen.
- Lagerort-Etiketten beim Anlegen der Lagerstruktur drucken, nicht hinterher. Dann stimmen die IDs auf den Regalen und in SENAITE von Anfang an überein.
